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Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

 

TuS Oberbruch 1909 e.V.
Michael Blatnik

 

Lärchenweg 77

41812 Erkelenz

 

E-Mail: 

 

Datenschutzordnung des Turn- und Spielverein Oberbruch 1909 e.V. -nachfolgend: TuS Oberbruch-

 

Präambel

Am 25. Mai 2018 wird das Datenschutzrecht in Deutschland durch die EU-Datenschutz-Grundver-ordnung (im Folgenden: DS-GVO) grundlegend geändert. Sie geht den Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) vor, welchem nur noch in wenigen (Detail-) Bereichen präzisierenden Charakter zukommt.

Auch unser Verein wird von der DS-GVO erfasst, wodurch diese vereinsinterne Datenschutzordnung erforderlich wurde. Schon in der Vergangenheit ging der Vereinsvorstand mit persönlichen Daten von Vereinsmitgliedern und Dritten (z.B. Eltern von minderjährigen Mitgliedern oder Kursteilnehmern) sorgfältig und verantwortungsbewusst um. Die GS-GVO erhöht diesen Schutz persönlicher Daten auf mehrfache Art, u.a. durch umfangreiche Dokumentations-, Aufklärungs- und Nachweispflichten. Die Selbstbestimmung der Personen, deren Daten in den Vereinsdokumenten –gleich welcher Speicherart- vorhanden sind, steht im Zweifel zukünftig im Vordergrund.

Vor diesem Hintergrund beschließt der Vereinsvorstand gem. der Vereinssatzung des TuS Oberbruch .V. nachstehende

 

§ 1
Verarbeitung personenbezogener Daten // Definitionen

1. Der TuS Oberbruch ist berechtigt, personenbezogene Daten (im Folgenden: pD) seiner Mitglieder und im Falle deren Minderjährigkeit, auch die pD der Sorgeberechtigten sowie von Dritten (z.B. Kursteilnehmer oder Teilnehmer am Probetraining) oder am Verein Interessierten zur Förderung und Erfüllung seiner satzungsgemäßen Zwecke, Aufgaben, Angebote, seiner Verbandsmitgliedschaften und zur Betreuung und Verwaltung der Mitglieder zu verarbeiten [Art 6 Nr. 1 Buchst. b) und f) DS-GVO].

 

2. Zu den pD zählen insbesondere nachstehende Informationen, gleichgültig, wo oder wie sie verarbeitet werden, also in Schriftform, Bild oder Tonaufnahmen:
Vor- und Zuname, Anschrift und Geburtsdatum, Familienstand, Zahl der Kinder, Beruf, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Eigentums- und Besitzverhältnisse, Bankverbindung, Lizenzen, Ehrungen, Funktionen im Verein, persönliche Interessen, Mitgliedschaft in Vereinen / Organisationen, Datum des Vereinsbeitritts, sportliche Leistungen, Platzierungen in Wettbewerben (Art. 4 Nr. 1 DS-GVO)

 

PD werden nur dann verarbeitet, wenn dies im berechtigten Interesse des Vereins erforderlich ist und keine greifbaren Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung der pD entgegensteht. Betroffene Personen sind aufgerufen, im Einzelfall bestehende schutzwürdige Interessen gegenüber dem Vereinsvorstand zu artikulieren.

 

3. Der Begriff der Verarbeitung umfasst jeden Vorgang und jede Vorgangsreihe (z.B.: das regelmäßige Einziehen der Mitgliedsbeiträge) im Zusammenhang mit pD. Als Verarbeitungsarten gelten:

 

die Organisation, das Erheben, Erfassen, Verwenden, Offenlegen, Verbreiten, Ordnen, Auslesen, Abfragen, Speichern, Abgleichen oder Verknüpfen, das Anpassen oder Verändern, Verbreiten oder eine andere Form der Bereitstellung, Löschen und Vernichten (Art. 4 Nr. 2 DS-GVO).

 

Das Vorstehende gilt gleichermaßen für elektronische oder papiermäßige Verarbeitungen.

 

4. Die pD werden, soweit dies für die Mitgliederverwaltung, der Teilnahme an nationalen oder internationalen Turnieren oder sonstigen Veranstaltungen, der Dokumentation von abgelegten Prüfungen und Lizenzen und den satzungsmäßigen Aufgaben oder Zwecke des Vereins erforderlich ist, in dem vereinseigenen DV-System verarbeitet, das durch geeignete technische (z.B.: Passwörter) und organisatorische Maßnahmen (z.B.: Dokumentation von Zugriffen auf pD; Art. 24 DS-GVO) und angemessenen Sicherungsvorkehrungen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt ist.

 

5. Mit Erwerb der Vereinsmitgliedschaft wird jedem Mitglied eine Mitgliedsnummer zugeordnet.

 

6. Verantwortlich für die Einhaltung dieser Ordnung sowie die ordnungsgemäße Durchführung ist der gesamte Vereinsvorstand. Der Vereinsvorstand ist berechtigt,
a) die Verantwortlichkeit auf ein oder mehrere Vorstände zu delegieren;
b) die Verarbeitung pD ganz oder teilweise auf vertrauenswürdige Dritte, die ebenfalls der DS-GVO unterliegen, zu übertragen
c) die Verarbeitung in externen Speichermedien (Clouds) auszulagern, wenn nach Überzeugung des Vereinsvorstandes die Clouds im üblichen Rahmen vor Zugriffen Dritter geschützt sind (Auftragsdatenverarbeiter).

 

§ 2
Weitergabe von pD an Dritte

1. Dritte im Sinne dieser Ordnung sind alle natürlichen oder juristischen Personen, die nicht Adressat der erstmaligen originären Verarbeitung der pD waren.
Dritte können also z.B. sein: andere Vereinsmitglieder; Trainer im Verein; Verbände, denen sich der Verein satzungsgemäß angeschlossen hat; Versicherungen für den Verein und seine Mitglieder; Veranstalter von Prüfungen, Wettbewerben oder sonstigen sportlichen Veranstaltungen.

2. Ausgeschlossen ist die entgeltliche oder unentgeltliche Weitergabe von pD an Dritte zu nicht satzungsgemäßen Zwecken, insbesondere zu Werbezwecken. Jeder Dritte, dem Zugriff auf pD eingeräumt wird bzw. Kenntnis davon erlangt, muss selbst den Vorgaben der DS GVO unterliegen.

3. Zulässig ist die Weitergabe von pD durch den TuS Oberbruch z.B. an nachfolgende natürliche oder juristische Personen:

 

a) Verbände, bei denen der Verein satzungsgemäß unmittelbares oder mittebares Mitglied ist (z.B.: Landessportbund NRW e.V.; Sportlerhilfe e.V.; Kreditinstitute;

b) Versicherungen für den Verein, dessen Mitglieder oder Dritten (z.B.: Kursteilnehmer oder Teilnehmer am Probetraining des Vereins)

c) zu deren Weitergabe der Verein gesetzlich oder satzungsmäßig verpflichtet ist.

 

4. Wenn und soweit der Verein pD an Dritte weitergibt oder gemäß deren Satzungsrecht (Verbände) oder den Wettbewerbsausschreibungen / Teilnahmebedingungen sonstiger Veranstaltungen weitergeben muss, um an einem geordneten Sportbetrieb und Wettbewerben teilnehmen zu können oder um erfolgreiche Prüfungen oder erlangte Lizenzen zu dokumentieren, stellt er nach besten Kräften sicher, dass der Dritte die Ihm überlassenen pD ausschließlich zu dem Zweck verwendet, zu dem sie überlassen wurden und der Dritte diese pD löscht, falls dies berechtigter Weise von ihm verlangt wird.

 

5. Bei Berichten über überwiegend gesellige Veranstaltungen, Ehrungen oder Geburtstagen kann ein Mitglied im Einzelfall gegenüber dem Vereinsvorstand der Anfertigung und Veröffentlichung von Einzelfotos seiner Person widersprechen. Ab Zugang des Widerspruchs unterbleibt deren Anfertigung bzw. zukünftige Veröffentlichung. Soweit es im Einwirkungsbereich des Vereins liegt, werden die widerspruchsbehafteten Fotos (z.B. auf der vereinseigenen Homepage oder in den sozialen Medien // Facebookseite) gelöscht.

6. Zu besonderen Anlässen (z.B. Vereinsjubiläen) werden Texte über das Vereinsleben und Fotos (auch von Vereinsmitgliedern und Dritten) in den Printmedien und im Internet veröffentlicht.

 

7. Alle Vereinsmitglieder oder Dritte sind aufgerufen, bereits bei der erstmaligen Erhebung pD (z.B. Anfertigung von Fotos oder Videoaufnahmen) ihren Widerspruch kund zu tun.

 

§ 3
Veröffentlichungen von pD

Im Zusammenhang mit seinem Sportbetrieb sowie sonstigen Veranstaltungen (z.B. Wettbewerbe und Turniere) veröffentlicht der Verein pD seiner Mitglieder und Dritter (z.B. Kursteilnehmer oder Teilnehmer am Probetraining) auf seiner Homepage und übermittelt diese zur Veröffentlichung an Print-, Tele- oder elektronische Medien. Dies betrifft insbesondere Start- und Teilnehmerlisten, Ergebnisse, anwesende Funktionäre. Die Veröffentlichung / Übermittlung von pD beschränkt sich auf Vor- und Zuname, Foto, Vereinszugehörigkeit, Funktion im Verein, und – soweit aus sportlichen Gründen (z.B. zur Einteilung in Wettkampfklassen) erforderlich- Alter oder Geburtsjahrgang.

 

§ 4

Widerruf der Verwendung eigener pD durch den Verein Auskunftsrecht

1. Jede Person, die dem Verein pD zur Verfügung gestellt hat, kann seine Einwilligung zur Verarbeitung seiner pD, die ausdrücklich oder konkludent erteilt werden kann, jederzeit ohne Angabe von Gründen schriftlich (in Papierform, per Fax, per E-Mail) durch Erklärung gegenüber einem Vorstandsmitglied für die Zukunft widerrufen. Dieses Widerrufrecht wird bei pD von Personen, die das 16. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, durch einen Sorgeberechtigten gegenüber dem Verein ausgeübt. Die gesetzliche Vertretungsbefugnis ist auf Verlangen des Vereins im Zweifelsfall nach zu weisen.

 

2. Der vollständige oder teilweise Widerruf von pD ist zu richten an:

Turn- und Spielverein Oberbruch 1909 e.V., Burgunderstr. 92, 41812 Erkelenz, oder per E-Mail an den Vorstand ( )

 

3. Die Widerruferklärung muss enthalten, auf welche pD sich der Widerruf konkret bezieht. Ist keine eindeutige Beschränkung auf einzelne pD vom Widerrufführer getroffen worden, werden alle pD des Widerrufenden durch den Verein gelöscht.

 

Disclaimer:

Eine vollständige Löschung der veröffentlichten Fotos oder Videoaufzeichnungen im Internet kann durch den TuS Oberbruch nicht sichergestellt werden, da z.B. andere Internetseiten die Fotos oder Videos kopiert oder verändert haben könnten. Der TuS Oberbruch kann nicht haftbar gemacht werden für Art und Form der Nutzung durch Dritte wie z.B. das Herunterladen von Fotos und Videos und deren anschließender Nutzung und / oder Veränderung.

 

4. Der ganz oder teilweise Widerruf der pD kann unterschiedliche unmittelbare oder mittelbare Folgen für Vereinsmitglieder bewirken, z.B.:

a) Der Widerrufende ist unter Umständen nicht mehr befugt, an offiziellen Wettbewerben oder Turnieren teilzunehmen

b) er verliert ggf. seinen Versicherungsschutz

c) Bei Widerruf seiner Lastschriftermächtigung für den Verein kann er nach Maßgabe der Satzung oder anderer Ordnungen des Vereins aus dem Verein ausgeschlossen werden.

Für Rückfragen und Auskünfte betreffend die Folgen eines Widerrufs steht der Vereinsvorstand jederzeit zur Verfügung

 

5. Jedes Mitglied hat das Recht darauf,

a)  Auskunft darüber zu erhalten, ob, und wenn ja, welche pD zu seiner Person verarbeitet sind.

b)  dass die zu seiner Person verarbeiteten Daten berichtigt werden, falls sie unrichtig sind

c)  dass die zu seiner Person verarbeiteten Daten gesperrt werden, wenn sich bei behaupteten Fehlern weder deren Richtigkeit noch deren Unrichtigkeit feststellen lässt,

 

§ 5
Verschwiegenheitsverpflichtung auf die DSGVO

Alle Personen, die rechtmäßigen Zugang zu vom TuS Oberbruch verarbeiteten pD haben, werden schriftlich zu deren Geheimhaltung und strikter Beachtung der DSGVO und des BDSG verpflichtet. Zu dieser Gruppe gehören alle Vorstandsmitglieder und ggf auch beauftragte Dritte. Diese Verpflichtung besteht auch über das Ausscheiden der vorgennannten Personen aus dem Verein hinaus. Alle pD, wie auch immer sie verarbeitet / gespeichert sind, sind dem TuS Oberbruch zurück zu geben und dürfen nicht mehr für die ausgeschiedene Person zugänglich sein.

 

Der Vereinsvorstand unterhält ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gem. Art. 30 DS-GVO, sei es in Papier- oder elektronischer Form.

 

§ 6
Zustimmung der Vereinsmitglieder zu dieser Datenschutzordnung

Mit ihrer Mitgliedschaft und die dadurch verbundene Anerkennung der Vereinssatzung und Vereinsordnungen willigt jedes Vereinsmitglied, für Minderjährige bis zur Vollendung des 16. Lebensjahres auch deren Sorgeberechtigte, in die Verarbeitung ihrer pD durch den TuS Oberbruch nach Maßgabe dieser Ordnung in der jeweiligen Fassung ein.

 

Die Zustimmung erstreckt sich auch auf eventuelle zukünftige Änderungen dieser Datenschutzordnung, soweit diese Änderungen durch Gesetz oder dessen Praxisbewährung / Konkretisierung (z.B. durch Gerichtsurteile, behördliche oder Verbandsentscheidungen) geboten sind. Auf zukünftige Änderungen oder Ergänzungen dieser Ordnung, die auf andere als die vorgenannten Gründe basieren, erstreckt sich die Zustimmung ebenfalls, falls sie nur unwesentlicher Natur sind und die berechtigten Interessen der Betroffenen nicht wesentlich beeinträchtigen.

 

§ 7
Löschung pD

Der Verein löscht die pD:

1. auf Anforderung des Trägers der pD

2. mit Erreichung des mit der Abgabe der pD verfolgten Zwecks

3. auch ohne Aufforderung der betroffenen Person, falls die Verarbeitung unzulässig war

4. regelmäßig nach Beendigung der Vereinsmitgliedschaft

5. falls die pD nach Einschätzung des TuS Oberbruch offensichtlich nicht mehr benötigt werden

6. Unaufgefordert nach Ablauf der vom TuS Oberbruch einzuhaltenden gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

 

§ 8
Zustimmung Dritter zu dieser Datenschutzordnung

1. Dritte, die dem TuS Oberbruch in Vollzug bestehender vertraglicher Beziehungen ihre pD zur Verfügung gestellt haben (z.B. Kursteilnehmer), willigen mit Vertragsabschluss der Verarbeitung ihrer pD durch den TuS Oberbruch nach Maßgabe dieser Ordnung zu, indem sie eine ausdrückliche Einwilligungserklärung abgeben.

Widerruft der Dritte später seine Einwilligung vollständig oder teilweise, hat der TuS Oberbruch des Dritten das Recht, den Vertrag mit dem Dritten fristlos, hilfsweise fristgemäß zu kündigen, wenn die Einhaltung des Widerrufs maßgebliche Auswirkungen auf die geordnete Vereinstätigkeit bewirkt.

 

2. Dritte, die nicht in rechtsgültigen vertraglichen Beziehungen mit dem TuS Oberbruch stehen, sondern sich lediglich vorvertraglich über den TuS Oberbruch und seine Angebote informieren möchten, stimmen mit der Kontaktaufnahme –unabhängig vom Medium, welches zur Kontaktaufnahme mit dem TuS Oberbruch oder seinen Organen verwendet wird- zu, dass die mit der Kontaktaufnahme verbundenen pD vom TuS Oberbruch nach Maßgabe dieser Ordnung verarbeitet werden.

Dies gilt insbesondere für Kontaktaufnahmen über die Homepage des TuS Oberbruch oder über Internet basierende soziale Medien.

 

Auf die Datenschutzerklärung auf der Homepage des TuS Oberbruch und in den sozialen Medien, die z.B. auch die Nutzung von Web-Analyse Tools anzeigen, wird besonders hingewiesen.

 

§ 9
Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Jeder Betroffene hat unbeschadet seiner sonstigen Rechte gem. § 60 BDSG ein unmittelbares Beschwerderecht bei den Aufsichtsbehörden. Das ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, (https:// ), Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf

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